Pedido de compra: formalize quantidade, preço e prazo antes da mercadoria chegar

O que é pedido de compra no ERP

Pedido de compra — ou ordem de compra (OC) — é o documento interno que formaliza o compromisso com o fornecedor: o quê comprar, quanto, por qual preço, quando entregar e em quais condições de pagamento. No ERP, a OC não é burocracia: é a referência que o recebimento usa para conferir e o financeiro usa para validar o título.

Este guia foca na emissão e gestão do pedido. Para a visão ponta a ponta, veja o fluxo de compras; para a área completa, o processo de compras.

Dados essenciais da ordem de compra

• Fornecedor — cadastro com CNPJ, contato e condição de pagamento padrão.
• Itens — produto, quantidade, unidade, preço unitário e desconto negociado.
• Prazo — data prevista de entrega por item ou por pedido.
• Condição de pagamento — parcelas, vencimentos e forma acordada.
• Observações — frete, local de entrega, referência da cotação.
• Centro de custo ou projeto — quando a compra alimenta departamento ou obra específica.

OC incompleta gera retrabalho: recebimento não sabe o que esperar e fiscal trava na NF com dados divergentes.

Da sugestão à emissão do pedido

Pedido pode nascer de sugestão de reposição (saldo mínimo, giro ou MRP), de cotação comparada entre fornecedores ou de demanda manual da operação. No GestãoPro, compras converte a necessidade em OC sem redigitar itens — menos erro e histórico preservado.

Empresas com alçada de aprovação bloqueiam emissão acima de valor limite até gestor autorizar. O sistema registra quem aprovou e quando — auditoria clara, sem e-mail perdido.

Status e acompanhamento do pedido

Cada OC carrega status visível para compras, recebimento e gestão:

• Aberto — aguardando entrega do fornecedor.
• Parcialmente recebido — parte dos itens já conferida; saldo pendente.
• Recebido — quantidade total conferida; pedido encerrado.
• Cancelado — compra desfeita com motivo registrado.

Sem status no ERP, compras pergunta no telefone se o material já chegou e recebimento abre NF sem saber o que foi pedido.

Fluxo do pedido de compra

Pedido de compra e recebimento

O valor do pedido aparece no recebimento de compras: quantidade e preço da NF são confrontados com a OC. Receber sem pedido é porta aberta para pagar valor diferente do negociado ou aceitar item trocado sem registro.

Recebimento parcial atualiza o saldo pendente do pedido — compras sabe o que ainda falta e pode cobrar fornecedor com dado do sistema, não de planilha.

O que mais trava o pedido de compra

• OC fora do ERP — pedido no WhatsApp ou e-mail sem registro.
• Preço desatualizado — cadastro de produto com custo antigo na OC.
• Sem aprovação — comprador emite valor acima da alçada sem controle.
• Prazo irreal — data de entrega que fornecedor não cumpre e ninguém acompanha.
• Pedido abandonado — OC aberta há meses sem recebimento nem cancelamento.

Indicadores do pedido de compra

• Lead time — dias entre emissão da OC e recebimento.
• Aderência de preço — NF de entrada vs preço da OC.
• OC em aberto — pedidos pendentes por fornecedor ou comprador.
• Recebimento parcial — % de itens ainda pendentes por pedido.

Antes e depois da OC no ERP

Perguntas frequentes

Checklist para implantar pedido de compra

1. Cadastrar fornecedores, produtos e tabelas de preço de compra.
2. Definir regra de sugestão de reposição ou origem da OC.
3. Parametrizar alçada de aprovação, se aplicável.
4. Testar emissão, recebimento parcial e encerramento do pedido.
5. Treinar compras e recebimento no mesmo fluxo.
6. Combinar data para desligar planilha paralela de pedidos.

Próximos passos

Veja recebimento de compras e fluxo de compras. Leve um pedido real — fornecedor, itens e prazo — para a demonstração.

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